电子文件的特点及管理

于泽昕


　　随着我国信息技术的迅猛发展，计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面，产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实，这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进不断创新发展，已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

　　1、操作方便，简单易行，自动分类组合，便于管理。传统的档案管理模式是，档案由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索，需要整理清楚，分类精细，将每份文件归人相应的类别和合适的案卷，便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中，文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理，按档案部门归档，也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门，档案部门再根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来，转化为电子档案。

　　2、容量大，何种小，节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。

　　3、检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公造化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

　　电子文件能在通信网络上迅速地进行传递；它的利用不受时间和距离的影响，可共享，但它不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理，并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高，使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

　　1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘，并可在磁盘上进行修改加工，一旦贮入办公信息数据之中，即由档案、技术人员所共享，这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生，随时更改，归档时，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性，档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中，文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化，电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

　　3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大，电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和将会不断地修改和补充，故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

　　1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　2、建立电子档案。目前，正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期，认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行，要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，从保护电子文件的原始信息入手，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

　　3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代，档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

河南省政府


河南省公路养路费征收管理办法
省政府

第一章 总 则
第一条 为加强公路养路费征收管理工作，发展公路交通事业，根据《中华人民共和国公路管理条例》，结合我省实际情况，制定本办法。
第二条 凡在本省境内拥有或使用机动车辆的单位和个人，必须遵守国家《公路养路费征收管理规定》和本办法。
第三条 养路费是国家按照“以路养路、专款专用”的原则，向有车单位和个人征收的用于公路养护、修理、技术改造、改善和管理的专项事业费。 养路费征收工作实行统一领导，集中管理。
第四条 各级人民政府应加强对养路费征收工作的领导。 各级公路主管部门应严格执行养路费征收的法规、规章和政策。 各级公路主管部门的养路费征稽机构，应依照法定职责具体负责养路费征收工作，并应坚持源泉管理，切实做到应征不漏。

第二章 养路费征收及减免征收范围
第五条 下列车辆应缴纳全额养路费：
(一)凡领有牌证(含临时牌证、试车牌证及专用牌证)或投入使用的各种机动车辆以及从事公路运输的畜力车。
(二)军队、武警部队及公安部门所属企业(包括使用军队牌照的企业)的车辆，参加地方营业运输的车辆，承担民用工程的车辆以及包租给单位和个人的车辆。
(三)外资企业、中外合资企业、中外合作企业的车辆。
(四)驻豫国际组织和外国办事机构的车辆。
(五)外国个人在我省使用的车辆及临时入境的各种外籍机动车辆。
第六条 对下列车辆暂定免征养路费：
(一)县级以上(含县级)党政机关、人民团体和学校使用，并由财政预算内经费直接开支的5座(含5座)以下的小客车(免征数量，由省公路主管部门另行规定)。 超过规定免征数量的，由省公路主管部门批准。
(二)只在由城建部门修建和养护管理的市区道路固定线路上行驶的公共汽车、电车(不包括自用车以及在市区道路上行驶的其票价高于公共汽车、电车票价的出租车)。
(三)经省交通厅核定设有固定装置的下列专用车辆：
城市环卫部门只在市区、郊区内行驶的洒水车、清洁车(指专用的垃圾车、粪便车等)；由财政预算内列支的综合医院的专用救护车、防疫车、采血车；环保部门的环境监测车(不含其他企事业单位的环境监测车)；公路和城市道路养护管理部门的养护专用车辆；公、检、法、司部门10座
以下的警车、设有囚箱的囚车(在企事业单位设立的公、检、法部门的车辆除外)；公安部门的消防车(不含企、事业单位的消防车)；铁路、交通、邮电部门的战备专用微波通信车；防汛部门10座以下的防汛指挥车。
(四)国家预算内国防费开支的军事装备性车辆。
(五)经公路征稽机构核定完全从事田间作业的拖拉机和畜力车。
(六)外国使(领)馆自用的车辆。
第七条 对下列车辆暂定减征养路费：
(一)本办法第六条第(一)项规定的免征单位车辆定编内自用的5座以上(不含5座)的客车和生活用车；由县级以上(含县级)民政部门设置的荣军院、敬老院、福利院、收容所的生活自用车辆；维修、养护城市市区道路的工程车(限在市辖区内道路行驶)；各级公路养护管理单位的工程车辆
；培训汽车驾驶员专业学校的教练车(挂学习专用牌照)。
以上车辆按养路费费额减半征收养路费。
(二)由农场、林场、油田、矿山等单位专用自建、自养的公路(不包括生产作业道路)，其单线里程在20公里以上的，可适当减征养路费，减征比例为：单线里程在20—30公里的减征20%；在30—40公里的减征30%；在40—50公里的减征40%；在50公里以上的减征60%。
(三)本办法第六条第(二)项规定的公共汽车、电车跨行公路在10公里以下的，按费额减征60%；跨行公路10—20公里的，按费额减征50%；跨行公路在20公里以上的，按全额征收养路费。
第八条 凡属免征或减征养路费车辆的单位，除不需要办理免征手续的车辆外，应在规定的期限内持有关证明文件，到车籍所在地征稽机构申请办理免征或减征手续，超过免征、减征规定期限而未办有关手续的，均按应征车辆自逾期之日起补交养路费。
第九条 凡减免征养路费的车辆，如改变使用性质、超出使用范围、变更使用单位，不符合减免征条件的，均应按规定缴纳养路费。
第十条 减征、免征养路费，由用车单位向当地养路费征稽机构提出申请，逐级上报省公路主管部门批准。其他任何单位和个人都无权减免。

第三章 养路费征收办法和标准
第十一条 养路费实行按车籍征收原则，并按费率和费额两种方式征收。 具有运输计划、行车记录、统计资料和财务报表，能准确反映营运收入总额并实行独立经济核算的专业公路运输企业，按营运收入总额的15%计征。 运输计划、行车记录、统计资料不全；承包给个人的车辆? 虺俦ā⑸俦ā⒙鞅ā⒕鼙ㄆ溆耸杖氲牡ノ唬梢园捶讯钊罴普鳌? 其余车辆应按核定的载重吨位和规定的费额标准计征。 本省各种车辆养路费和手续费的具体计征标准附后。
第十二条 载重汽车按核定的载重吨位计征；客车比照同类型货车底盘标记的载重吨位计征；无载重吨位的，按最高载客座位每10座折合1吨位计征；客货两用汽车按载重吨位与载客座位折算吨位(每座位为01吨)合并计征；不能载客载货的特种车按其自重(含固定装置重)吨位折半计? ；大型平板车20吨以下的按全费计征，20吨及以上部分折半计征；各种改装车辆按第一生产厂家核定的载重吨位计征，如改装后实际载重吨位超过了原核定吨位，按实际载重吨位计征。
第十三条 拖拉机有标准吨位的按标准吨位计征；无标准吨位的按发动机每20马力折合1吨位计征(10马力以上不足20马力的按20马力计，不足10马力的按10马力计)。
第十四条 按吨位(含折合吨位)计征的车辆，以半吨为起征数，不足半吨的按半吨计征；超过半吨不足1吨的按1吨计征。
第十五条 对提运途中的新车以及经公路养护管理机构批准上路行驶的轮式机械车，经养路费征稽机构核查后，可根据车辆的实际吨位(不折减)和运行日期，按旬费额计征养路费。
第十六条 两轮(含轻骑)、侧三轮摩托车按辆计征；畜力车按套计征。
第十七条 调整养路费的征收标准，由省公路主管部门根据公路技术状况、公路运价、养护成本、应征车辆数量及物价指数的变化情况，提出方案，经省计划、财政、物价主管部门审核，报省政府批准后执行。
第十八条 养路费征稽机构，应凭同级物价主管部门发放的《收费许可证》征收养路费。 养路费各种票证以及专用收款收据，由省公路主管部门按照规定的样式统一印制、核发，并套印“河南省财政厅票据专用章”。任何单位和个人不得仿制、伪造或以其他票证代替。 养路费
票证是有车单位和个人的缴费行车凭证，有效期内通行全国，必须随车携带，以备养路费征稽机构查验。养路费票证不得伪造、涂改、顶替或转借，如有遗失或损坏，有车单位和个人应向原发证机构申请补发。
第十九条 缴费时间与结算方法：
(一)按费率计征养路费的单位，应于每月5日前向当地养路费征稽机构提供上月财务报表，养路费征稽机构按上月营运收入总额计征养路费；
(二)按月吨费额计征养路费的车辆，每月月底前为缴纳次月养路费的时间，按旬计费的车辆应于运行前1日内办理缴纳手续。新增车辆应在领取牌照后5日内，到当地养路费征稽机构办理养路费缴纳手续；
(三)暂定免征养路费的车辆，除第六条第(四)项规定范围内的车辆不需办理免征手续外，其他所有车辆均应于每季度终结前5日内，到车籍所在地养路费征稽机构申领下季度的“免征证”(含特种车免征证)，实行一车一季一证。
不按时办理的，按超逾的日期计算，照征全额养路费并处以滞纳金后方可补发，逾期6个月不办的应视为自动放弃免征资格，除补缴全额养路费和滞纳金外，应取消其免征资格；
(四)养路费费款实行“同城委托收款”、“托收无承付”或汇票结算办法，对未在银行设立帐户的实行现金结算。对外国籍和来自台、港、澳地区车辆收取的养路费，按国家有关规定办理。
第二十条 各级养路费征稽机构应将每日所收取的养路费，全部计息存入在当地银行开立的养路费收入专户、及时足额上解省公路主管部门养路费收入专户。任何单位和个人不得以任何名义和借口平调、挪用、坐支、截留和划拨养路费。
第二十一条 对外国籍和台、港、澳地区的车辆，按省政府认定的双边协议征收；没有协议的，按本省养路费额标准的两倍征收。
第二十二条 各级养路费征稽机构可根据有车单位和个人的车辆完好状况，运输效益等情况，对按月吨全费额计征的车辆实行“包干缴费”办法，即全年1次缴费结清的客车、货车优惠2个月，拖拉机优惠5个月，半年1次缴费结清的客车、货车优惠1个月，拖拉机优惠2个月。
第二十三条 除“包干交费”车辆、减征车辆及专业公路运输企业的营运车辆外，车辆因故停驶，实行按月报停分月办理制度。有车单位和个人应在每月初的第1天到养路费征稽机构申请办理报停手续，并将车辆牌号及行车执照，交由养路费征稽机构收存监管。
第二十四条 车辆年累计报停时间限定如下：使用年限在1年以内的车辆不得报停，使用年限在1年以上的，全年累计报停时间不得超过4个月；拖拉机全年累计报停时间不得超过5个月，对超过上述时限的，应照章征费。 车辆报停后，有车单位和个人应向公路征稽机构申明停放地点
，未经公路征稽机构批准不得随意异动，随意异动的，按偷驶车辆处理。 启用报停不足1个月的车辆按旬计征养路费，但当月报停当月启用的应缴纳全额养路费。
第二十五条 车辆因过户、转籍、调驻等原因，发生养路费征收情况变化的，应按下列规定办理养路费变更手续：
(一)车辆在同一车籍所在地过户时，需持双方证件(个人持户口簿或居民身份证)、过户凭证及有关养路费缴讫凭证到征稽机构办理过户缴费手续。对未办理过户手续而造成漏、欠缴养路费的，由新车主负担责任，并限期补缴费款和补办过户缴费手续；
(二)县际间、市(地)际间、省际间转籍车辆，应在结清养路费后，由转出地公路征稽机构凭转籍证件办理本地缴费截止日期的证明函件(“车辆养路费转籍通知单”)，车辆转籍单位和个人应及时到转入地公路征稽机构办理注册登记，衔接缴费。对无证明函件的，由转入地公路征稽机构
按逃费处理，并补办证明函件；
(三)调驻外省、市、自治区3个自然月以上(含3个自然月)的车辆，应到车籍所在地养路费征稽机构办理调驻手续。调驻车辆返回原籍时，凭调驻地养路费征稽机构签发的养路费凭证或收款收据，经车籍所在地养路费征稽机构验证后办理衔接征费手续。无调驻地养路费征稽机构签发的养
路费凭证或收据的，按逃费车处理；未办理调驻手续又在外省、市、区缴费的不予移抵，照章征费。 调驻外省、市、区不足3个自然月的车辆按正常跨行车辆处理。
本省市(地)间调驻车辆亦按上述规定办理。
第二十六条 改装或报废车辆，应于当月内持有关证明，到当地养路费征稽机构办理变更或注销手续，从次月起改征或停征养路费。对未办理变更或注销手续的，仍按原核定标准缴费或自行停止缴费的，按漏缴或逃缴养路费处理。
第二十七条 因故被行政执法机关或司法部门扣押封存的车辆，凭有关部门具有法律效力的证明，并结清扣押封存前的养路费，方可办理报停手续；被有关部门收用、拍卖的车辆按过户处理。
第二十八条 外省、自治区、直辖市跨行我省的车辆，按照“一处缴费，通行全国”和省际间互不征收的原则，由车籍所在地征稽机构征收养路费并发给缴讫通行证(含免征证)，不得重征。票证有效期超过征收时间3日的，视为无养路费票证跨行，由查获地养路费征稽机构按本办法有? 规定处理。
本省跨县、市(地)行驶的车辆亦按上述原则处理。

第四章 监督检查
第二十九条 养路费征稽机构可依照本办法对停车场、站、码头、工地、货场等车辆集结点车辆进行养路费缴纳情况的检查，并可利用征费台帐提供的信息，对本辖区偷漏费车辆进行追缴。
第三十条 经省政府批准，养路费征稽机构可在必要的公路路口、桥头、隧道口、渡口等地设立固定或临时的养路费征收稽查站。
第三十一条 养路费征稽机构应对应征费车辆的缴费情况进行年度审验，并核发“养路费缴纳审验合格证”。
第三十二条 各级公安、农机等部门应根据各自的职责，配合公路主管部门做好养路费征收工作，提供车辆、车主和驾驶人员等有关档案和统计资料。在办理新车入户，补换牌证、转籍、过户、报废、车辆年审年检时，应协助查验养路费上缴情况。凡没有养路费缴清证明的，应责令其
到养路费征稽机构补交养路费后，方可办理有关手续。
第三十三条 养路费征稽机构的征稽人员在执行公务时，应按国家规定着装，并佩戴“中国公路征费”胸章、臂章，持《中华人民共和国公路征费检查证》和指挥牌(灯)。 养路费征稽专用车辆，应按规定样式装有“中国公路征费”标牌、公路路徽标志、红色闪光警灯及警报器。

第五章 处 罚
第三十四条 对经检查无养路费凭证的车辆，按下列规定予以处理和处罚：
(一)外省、市、自治区的车辆，按我省费额标准处以相当于该车1个月应交费额的滞纳金，并责令该车返回车籍所在地补办养路费手续。
(二)对本省的车辆，由查获地公路征稽机构处以相当于该车2个月应缴费额的滞纳金，并责令其补办养路费手续。
(三)对未带养路费缴讫凭证、年度审验合格证的车辆，责令其取回凭证，并可处以该车当月应交养路费20%的罚款，对该车驾驶员处以20元罚款。对无养路费年度审验合格证的车辆，应责令其补办审验手续。
第三十五条 对拖、欠、漏、逃养路费的车辆，除责令车主补交应交费额外，每逾1日，处以应缴养路费1%的滞纳金；拖、欠、漏、逃养路费3个月以上的，并处应交养路费50%的罚款。
第三十六条 对无牌照行驶和报停、封存后行驶的车辆，除追缴全额养路费外，并处以应缴养路费2倍的罚款。
第三十七条 对倒换、伪造牌照或涂改、顶替、伪造养路费票证和罚款单据的，除责令补缴应缴费额外，并处以应缴养路费3倍的罚款。
第三十八条 对漏、拖欠、拒缴、抗缴养路费及未审验的车辆，现场不能及时处理的，养路费征稽机构可以暂扣车辆及牌证，签发《公路养路费违章车辆(证)暂扣凭证》及《交通行政现场处罚决定书》，责令其自被扣之日起7日内到指定的养路费征稽机构接受处理。
第三十九条 当事人对处罚决定不服的，可在收到处罚决定书7日内向上一级公路主管部门申请复议，复议机关应在收到申请书之日起2个月内作出决定。期满不起诉，又不履行行政处罚决定的，养路费征稽机构可申请人民法院依法强制执行。
第四十条 对阻碍养路费征稽人员依法执行公务或侮辱、殴打征稽人员的，由公安机关依照《治安管理处罚条例》的规定处罚；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
第四十一条 养路费征稽人员以权谋私，营私舞弊或越权行政的，由所在单位或上一级主管部门给予行政处分或经济处罚；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第四十二条 各级养路费征稽机构收取的养路费滞纳金作为养路费收入，罚款按照有关规定全额上交财政部门。

第六章 附 则
第四十三条 养路费应按照“收管用一体、统收统支、收支两条线”的原则管理和使用，具体办法按本省有关规定执行。
第四十四条 本办法由省公路主管部门负责解释。
第四十五条 本办法自发布之日起施行。




1994年6月6日